会议服务尽管现在出现了非常精密、复杂的视听设备和电教系统，但基本的视听设备布置还是一样的：屏幕/放映机/灯光/传声/场地布置。
1．屏幕/放映机：安放屏幕的位置、角度要合适，是演讲人头不用离开讲桌上的麦克风便能看见屏幕。屏幕的大小取决于房间的高度。屏幕底部距离地面应该不少于1.22米。
2．放映机的种类：
（幕前投影仪）它的投影效果图像清晰、真实，但这种放映机一般放在会议室里距离观众较近的地方。
（幕后投影仪）它放置于屏幕后面，从会议室的座位上是看不见的，虽然图像表现不如幕前投影仪放的那么清楚，但能使会议室显得更整洁。
3．灯光：灯光亮度应该调暗，以便屏幕上的画面能够清晰，但也不能太暗，否则观众无法记笔记。
4．音响：音响必须保证所有的观众都能听清楚。
5．常用麦克风：
会议服务微型麦克风：这种麦克风需要围绕在脖子上或夹在上衣的翻领上。
手持麦克风：是一种传统的扩音器，说话时麦克风必须距离很近。
固定于桌面的麦克风：演讲人演讲时不能离开讲桌，限制了演讲人的行动。
桌面麦克风：常用于小组讨论。
落地式麦克风：这种麦克风放置在可伸缩的金属架上，引线较长，使的演讲人可以走动。
漫游式麦克风：这是一种手持式麦克风，引线可有可无。