会议服务无论是什么行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富，单纯站在举办方的立场与角度看问题，都会面临各种问题：
1. 需要做些什么
　　会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。
2. 由谁筹划会议
　　从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。
会议筹划者的职责：作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。

善于与人共事
善于注意小节
善于解决问题
善于与人协商
能够管理会议财务事宜
熟悉酒店运作
能够安排恰到好处的菜单
能够熟练操作电脑
能够熟练地与视听服务公司打交道
能妥善接待贵宾和外国客人
熟知各种礼仪
行事果断、执着
★ ★ ★ 会议筹划者的任务：
制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标
制定会议议程
了解可供使用的场所和设施情况
选择或提议合适的场所
检查并比较各项设施
安排交通事宜
协调会务工作人员的活动
招收、培训会务人员和广告人员
制定可行预算或按既定预算安排有关工作
确定各项工作的时间安排
视察选定的场所和设施
与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）
确定印刷公司
安排食品、饮料有关事宜
讨价还价
同会议发言人和各位贵宾进行联系
3. 主要会议类型
销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。
年会：可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。
产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。
会议服务研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。
专业会议：是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。
奖励会议：是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。
培训会议：一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。
4. 会议筹划步骤
确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些：
# 培训 # 通知 # 教育 # 探讨问题 # 做决策
# 引入新事物或介绍新人员
# 激励 # 开发 # 展示 # 促进与改善 # 解决问题
# 讨论如何赢利 # 赢利
5. 在筹划一个会议时，最好向上司、会议主办人或会议主席对会议的目的和要求随时保持沟通，如果意见相符，就可以做下一步的筹划了
预计召开会议的日期；
会议预计召开几天；
打算在什么地方召开会议；
会议形式或程序是什么；

需要多大的场地；
以前开过这样的会议吗？结果如何；
将有多少人到会；
会议预算是多少；
与会者对费用开支很在意吗？
打算选用什么级别的酒店和设施；
打算选用最高级的房间标准是什么；
谁来制作会议邀请函；
会议需要向与会者打印相关资料吗？
会议的发言人有哪些？
会议需要什么样的视听设备；
需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；
与会者可以携带家属吗？
打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？
有谁来承担这些活动的费用。